Z potřeby řídit finance, projekty, týmy i zákaznické vztahy v jednom propojeném prostředí vzniklo Caflou. Český all-in-one manažerský systém fungující online a bez instalace. Usnadňuje práci především firmám ve službách či zakázkové výrobě a jeho cílem je stát se středobodem firmy – přehledným centrem, kde má vedení i tým vždy po ruce to podstatné. Co přivedlo zakladatele Ing. Petra Macka k této myšlence?
Příběh vzniku
Caflou dnes funguje už desátým rokem. Co vás vedlo k jeho vzniku?
Před Caflou jsem vedl malou marketingovou agenturu – pár lidí, pár klientů. Jak práce přibývalo, začal narůstat chaos: nepřehledné úkoly, nejasnosti ohledně fakturace, nevíte, kdo na čem pracuje a jak dlouho. Cítil jsem potřebu v tom udělat pořádek a najít systém. Jenže tehdy žádný nástroj, který by to všechno spojoval – fakturaci, správu úkolů, projekty a finance – neexistoval. Byly buď fakturační systémy, nebo projektové aplikace, ale nic komplexního.
Původně jsme si chtěli vytvořit interní systém jen pro naši potřebu. Ale postupně nám došlo, že stejné problémy řeší i řada dalších malých firem. A tak jsme se rozhodli Caflou nabídnout i veřejnosti.
Největší překážky a hledání správného směru
Co vás na té cestě nejvíc zbrzdilo? Byly momenty, kdy jste si řekli „Tudy ne“?
Určitě. Momentů bylo víc, ale zmínil bych ty zásadní. První byla nejasnost ohledně cílové skupiny. Dlouho jsme mířili na úplně malé firmy – jednoho, dva lidi. Jenže jsme narazili na limity: firmy často nechtěly nebo nemohly platit víc než pár stovek měsíčně, a někdy očekávaly, že podobný systém bude úplně zdarma. Druhou překážkou bylo, jak jsme sami sebe prezentovali. Nejprve jsme Caflou popisovali jako „podnikatelskou aplikaci“, což oslovovalo živnostníky. Později jsme přešli ke sloganu o řízení ekonomiky a výkonu firmy, čímž jsme přitáhli větší firmy – ale ty očekávaly, že budeme náhradou za účetní systémy. Až v sedmém roce jsme si konečně řekli: Jsme all-in-one manažerský systém. Nástroj, který propojuje řízení obchodu, projektů, fakturaci, reporting i cashflow. Od té doby je naše komunikace mnohem jasnější a lépe odpovídá tomu, co skutečně nabízíme.
All-in-one vs. specializované nástroje
Říkáte, že Caflou dokáže nahradit několik různých nástrojů, které firmy běžně používají zvlášť. Jak to funguje v praxi?
Většina menších firem má CRM třeba v Pipedrive, projekty řídí přes Asanu, práci vykazují v Excelu a faktury posílají přes Fakturoid. My jim nabízíme jedno propojené prostředí, kde je všechno na jednom místě. To má obrovskou výhodu – procesy na sebe navazují. Obchodník vidí, co se děje s projektem, projektový manažer zná kontext obchodu, fakturantka ví, co fakturovat. Všichni mají přehled a šetří se tím spousta času i energie.
Znamená to, že musíte konkurovat specialistům jako Asana, Raynet nebo Toggl. Jak se s tím vyrovnáváte?
Vždycky říkám, že na každý dílčí proces, který v Caflou máme, existuje lepší specializované řešení. Ale my musíme být dostatečně dobří ve všech oblastech, aby byl zákazník ochotný tu specializaci opustit výměnou za pohodlí a efektivitu jednoho systému. Když přijdou o 15–20 % funkcí, ale získají všechno na jednom místě, často řeknou: „To mi za to stojí.“
V CRM nahrazujeme nástroje jako Raynet, v projektovém řízení Asanu nebo Basecamp. Ve fakturaci Fakturoid, ve výkaznictví třeba Toggl. Všechno je u nás propojené, doplněné o automatizace a AI. My tomu říkáme srdce firmy – středobod, který propojuje obchod, provoz i finance. Nechceme nahradit Word nebo Excel, ale co se týče organizace práce, řízení procesů a týmové efektivity, tam máme silné postavení.
A co je klíčové – systém dává firmám nadhled. Vidíte třeba, kdo je přetížený a kdo má volnou kapacitu, což pomáhá s lepším rozdělováním práce. Ale hlavně to umožňuje plánovat dopředu.
Komu Caflou nejvíc usnadňuje práci?
Naši klienti jsou převážně firmy fungující projektově, na zakázkách – marketingové agentury, IT firmy, poradenské společnosti, stavební firmy, architekti nebo třeba truhlářské dílny. Naopak nejsme určení pro e-shopy, protože nemáme napojení na e-commerce platformy. Co se týče velikosti, nejčastěji nás využívají firmy o 5 až 25 lidech. Náš strop je někde kolem padesáti zaměstnanců.
Klíčové je, že tyto firmy chtějí mít přehled – o zakázkách, financích i práci týmu. A právě v tom jsme silní. Pomáháme jim mít všechno na jednom místě a řídit firmu efektivněji.
Automatizace a umělá inteligence v Caflou
Máte po těch letech ještě ambici posunout Caflou někam dál?
Jedním z klíčových směrů je pro nás automatizace a využití umělé inteligence. Už dnes máme v systému vlastní workflow engine, který umožňuje automatizovat rutinní procesy. Když se například změní stav projektu, automaticky odejde SMS nebo e-mail klientovi, vytvoří se úkol, nastaví se termín a přiřadí se odpovědná osoba. Když se prodá zakázka, systém vytvoří projekt ze šablony. To všechno už funguje a šetří firmám desítky hodin měsíčně.
Je pravda, že menší firmy tyto funkce nevyužívají hned. Musíme jim ty možnosti ukazovat, dělat webináře, videonávody, poskytovat aktivní podporu. Ale vidíme, že se to mění. Zájem o automatizace roste a firmy se je učí využívat naplno.
Co se týče AI, nejde jen o generování textů. Snažíme se jít víc do hloubky – třeba v obchodě systém dokáže analyzovat stovky nových leadů, rozpoznat typy klientů a navrhnout priority. U projektů zase vyhodnocuje, který manažer má potíže s termíny, rozpočty nebo výkonností týmu. V podstatě se z něj stává digitální asistent.
Umí například z desítek zpráv v projektu vytáhnout klíčová rozhodnutí a shrnout je. Automaticky vytěžuje údaje z faktur – dodavatele, částky, splatnosti. A přibývá i hlasové ovládání: obchodník může z auta nadiktovat nového klienta a systém ho sám založí.
A tím rozhodně nekončíme.
„Cítil jsem potřebu v tom udělat pořádek a najít systém. Jenže tehdy žádný nástroj, který by to všechno spojoval – fakturaci, správu úkolů, projekty a finance – neexistoval, nic komplexního.“
Zmiňoval jste i silný důraz na finance. Jak se to projevuje?
Nemáme účetní systém v pravém slova smyslu, ale snažíme se, aby finanční stránka byla součástí každého klíčového procesu. Když například vytvoříte objednávku, promítne se rovnou do cashflow. U projektů pracujeme se ziskovostí a rozpočty – nejen hodinovými, ale i materiálovými nebo celkovými. Stejně tak sledujeme rozpočty na úrovni celé firmy.
Většina našich klientů má externí účetní, která používá vlastní software, třeba Pohodu. V Caflou připraví firma veškeré podklady – faktury, náklady, výkazy – a účetní si je jednoduše stáhne přímo ze systému. Rychle, přehledně, bez zbytečného přeposílání.
Zakladatel: co mě podnikání naučilo
Co vás podnikání naučilo o sobě samém a v čem vás posunulo?
Naučilo mě toho hodně. Dřív jsem si bral věci moc osobně. Když někdo napsal negativní zpětnou vazbu, cítil jsem to jako osobní selhání. Dneska už vím, že to tak nejde. Máme velké množství zákazníků a systém je složitý – chyby se stávají, ale je třeba je řešit profesionálně, ne emocionálně.
Měl jsem také pocit, že všechno musím udělat sám, protože to udělám nejlíp. Takže jsem všechno kontroloval, mikromanagement ve své plné síle. Dneska už to nejde. Máme tolik práce, že bych jenom kontroloval. Musel jsem se naučit důvěřovat lidem.
Work-life balance: od sedmi dnů v týdnu k normálnímu režimu
Má to dopad i na váš osobní život?
Obrovský. Prvních pět let jsem dělal sedm dní v týdnu, od rána do večera. Dneska mám víkendy a večery volné. Spousta věcí už běží bez mého zásahu, a když je potřeba, řeším jen ty největší požáry. Mám normální pracovní režim – a to považuji za svoje osobní vítězství.
Trhy a expanze: od Česka a Slovenska k zahraničí
Je Caflou určeno čistě pro český trh, nebo plánujete expanzi do zahraničí?
Od začátku jsme počítali s tím, že systém může být globální. Máme ho připravený vícejazyčně – anglicky, francouzsky, italsky, ukrajinsky nebo třeba arabsky. Chtěli jsme jít do zahraničí poměrně brzy a zkoušeli jsme to i vlastními silami. Zjistili jsme, že jdeme špatným směrem. Snažili jsme se udělat „plošný nálet“ – zkusit různé trhy a uvidět, kde to zafunguje. Ale nikde to nefungovalo dostatečně.
Dali jsme na doporučení zkušeného partnera a soustředili se na Česko a Slovensko. A ukázalo se, že to byla správná volba. Dnes máme silnou uživatelskou základnu v Česku i na Slovensku, a zahraniční zákazníci tvoří asi 5 % – z celého světa, třeba i exotických zemí jako je Vietnam, Venezuela nebo jiné země.
Ale úplně se zahraničí nevzdáváte?
Určitě ne. Jen k tomu chceme přistupovat cíleně. Když se jednou rozhodneme pro expanzi, bude to na konkrétní trh – třeba Rumunsko nebo Maďarsko – a s důrazem na naši silnou stránku, což je propojení organizace práce a firmy s ekonomikou, fakturací a napojením na účetní programy. To znamená, že se adaptujeme na místní daňové a fakturační standardy, jinak bychom byli jen jedním z mnoha generických nástrojů.
Děkuji za rozhovor.
Rozhovor je součástí zimního vydání magazínu POSITIV 2025.
