Růst firmy obvykle nezačne krizí. Přichází nenápadně. Přibývá tabulek, e-maily nahrazují procesy, jednotlivá oddělení si vytvářejí vlastní systém práce a vedení firmy postupně ztrácí přehled o tom, co se v provozu skutečně děje. Ve chvíli, kdy už zaměstnanci tráví více času hledáním informací než samotnou prací, přichází otázka ERP systému. A často pozdě.
Podle dat Českého statistického úřadu funguje tímto způsobem stále většina českých firem. Přitom právě období růstu je moment, kdy se ukazuje, zda má firma procesy pod kontrolou, nebo pouze improvizuje.
Výběr ERP systému přitom není běžný nákup softwaru. Je to rozhodnutí, které ovlivní fungování firmy na roky dopředu. A právě tady mnoho společností chybuje.
„Společně se nám podařilo zautomatizovat i ty nejsložitější procesy, což denně šetří desítky minut práce. Vzniklo řešení, které si dokážeme v základních věcech upravovat sami, což nám dává možnost promptně reagovat na nejnovější požadavky z trhu.“
Když firma přeroste vlastní systém
Menší firmy si často vystačí se základním účetním softwarem. Fakturace, jednoduchý sklad nebo evidence zakázek nějakou dobu fungují bez větších problémů. Jenže jakmile začne firma růst, přidává výrobu, obchodní tým, CRM nebo projektové řízení, původní řešení přestává stačit.
Typický scénář vypadá podobně. Data jsou rozdělená mezi několik systémů, zaměstnanci pracují v různých tabulkách a informace se přepisují ručně. Každá chyba pak stojí čas, peníze i energii lidí.
Právě v této chvíli firmy často zjišťují, že přechod na nový systém není otázkou několika dní. Migrace dat, nastavování procesů nebo školení zaměstnanců dokážou výrazně zasáhnout do provozu celé společnosti.
Největší chyba? Příliš malý nebo příliš velký systém
Firmy při výběru ERP nejčastěji chybují ve dvou extrémech. Buď sáhnou po řešení, ze kterého během několika let vyrostou, nebo si pořídí robustní korporátní systém, jehož implementace trvá dlouhé měsíce a většinu funkcí nakonec ani nevyužijí. Rozhodující otázka proto nezní, co firma potřebuje dnes. Důležitější je, kde chce být za pět let.
Středně velké firmy dnes nejčastěji hledají systém, který propojí výrobu, sklad, obchod, finance i projektové řízení do jednoho prostředí, ale zároveň nebude znamenat několikaletý implementační projekt. Důležitou roli hraje také flexibilita a schopnost upravovat procesy bez nutnosti složitých zásahů externích konzultantů.
Cena licence není skutečná cena ERP
Mnoho firem při výběru řeší hlavně cenu licence. Jenže skutečné náklady bývají výrazně vyšší. Implementace, školení, customizace, údržba nebo licence pro nové zaměstnance často znamenají, že se původní rozpočet během několika let výrazně navýší.
Významnou roli hraje také licenční model. Řada tradičních ERP systémů účtuje poplatky za každého uživatele. Ve chvíli, kdy firma roste a počet zaměstnanců se zdvojnásobí, rostou automaticky i náklady na provoz systému.
Vedle ceny dnes firmy stále více řeší také rychlost implementace. V prostředí, kde se procesy mění prakticky neustále, může být rok trvající nasazení systému zásadní komplikací.
AI už není bonus. Stává se součástí provozu
Umělá inteligence se během posledních dvou let stala tématem téměř každého dodavatele ERP systémů. Rozdíl ale bývá v tom, zda jde o skutečně integrovanou součást systému, nebo jen doplněk připojený externě.
Právě propojení AI s každodenním provozem začíná firmám šetřit výrazné množství času. Automatické zpracování objednávek, predikce cash flow, práce s obchodními leady nebo automatizace rutinních procesů dnes přestávají být vizí budoucnosti a stávají se standardní součástí moderních firemních systémů.
Firmy hledají flexibilitu bez složitosti
Na českém trhu dnes vedle tradičních robustních řešení vznikají i platformy zaměřené na flexibilnější firmy, které chtějí růst bez nutnosti neustálých migrací a složitých zásahů do systému.
Jedním z příkladů je české AutoERP od společnosti Apertia. Platforma propojuje výrobu, sklad, CRM, finance, projektové řízení i firemní komunikaci v jednom prostředí a zároveň integruje nástroje umělé inteligence přímo do běžného provozu firmy.
Zásadním rozdílem oproti části konkurence je také cenový model bez licencí za jednotlivé uživatele a rychlejší implementace. Právě kombinace flexibility, nižší administrativní náročnosti a možnosti upravovat procesy interně dnes rozhoduje především u firem mezi deseti a dvěma sty zaměstnanci.
„Společně se nám podařilo zautomatizovat i ty nejsložitější procesy, což denně šetří desítky minut práce. Vzniklo řešení, které si dokážeme v základních věcech upravovat sami, což nám dává možnost promptně reagovat na nejnovější požadavky z trhu,“ popisuje David Čechura, technický ředitel společnosti eCENTRE a.s.
ERP systém se nevybírá na dnešek
Nejlepší ERP systém není automaticky ten nejdražší ani ten nejznámější. Dobře zvolený systém musí odpovídat tomu, jak firma funguje dnes, ale zároveň nesmí brzdit její budoucí růst.
Právě schopnost přizpůsobovat se změnám, rychlost práce s daty a možnost automatizace budou v následujících letech rozhodovat o tom, které firmy dokážou růst efektivně — a které zůstanou uvězněné v tabulkách a e-mailech.
Zdroj: společnost Apertia
Úvodní obrázek vytvořila umělá inteligence
