V době rostoucích nákladů na téměř vše je potřeba věnovat větší pozornost efektivitě firmy. Stává se, že postupy, které dosud fungovaly a nikdo se jimi zvlášť nezabýval, přestávají přinášet výsledky. Po vyšší efektivitě touží majitelé firem i managementy, někdy to ovšem bývá nutnost, aby firma nestagnovala nebo se dokonce nepropadla do problémů. Jak ale dosáhnout kýženého zlepšení? Jednou z cest může být povolat zkušeného odborníka – interim manažera.
Úvodem si vysvětleme základní pojmy. Efektivita firmy ukazuje, jak účinně a produktivně firma využívá své zdroje (lidské, finanční, materiální) k dosažení svých cílů a generování zisku. Vyšší efektivita znamená, že firma dosahuje většího výstupu při nižších nákladech nebo v menším časovém úseku. To řekla umělá inteligence a nelze nesouhlasit.
Interim management je dočasně převzetí kontroly nad společností nebo nad nějakou činností společnosti (finance, logistika, výroba atd.). Účelem tohoto převzetí je překonání mimořádného stavu, který společnost není schopna vyřešit vlastními prostředky. Na změny, které je potřeba uskutečnit, nemá v té chvíli společnost kapacitu, potřebnou zkušenost nebo znalost, nebo i dostatek odvahy. Mimořádná situace může být jak krizová, tak rozvojová. Ambici dosáhnout vyšší efektivity lze očekávat při změnách potřebných k rozvoji společnosti.
Zadání je základ
Abychom dosáhli vyšší efektivity s pomocí interim manažera, musíme si nejdříve stanovit, čeho chceme dosáhnout, resp. jak to zlepšení budeme měřit, v jaké situaci jsme dnes a kam chceme dojít. Shodnout se, kde se nacházíme, bývá skutečný problém. Zadání práce obvykle nezní jednoduše: „Jsme v bodě X, ale chceme být v bodě Y a zde jsou data, která to potvrzují.” Často nevíme, v jakém bodě zrovna jsme a jestli data, která jsme dostali, odpovídají realitě. Zadání často zní „Nějak se mi nelíbí, jak firma funguje, podívejte se na to,” nebo: „Už to není, jak bývalo, máme asi problém s marketingem.”
Trnitá cesta k cíli
V zásadě existují dvě cesty, jak se dobrat k zadání a poté k cíli. První bych nazval „Chůze po turistické značce” a znamená, že se udělá co nejpodrobnější analýza a na ni pak navazuje doporučený postup, který se schválí jako zadání a který se dodržuje až do cíle. Pokud jsou velké pochybnosti o relevanci podkladů, nebo je společnost už v určitém stupni propadu, existuje způsob, který bych nazval „Cesta minovým polem”. Jdete za cílem co nejpříměji a cestou nacházíte nastražené miny, které je potřeba obejít nebo zneškodnit, a to i za cenu, že nejdete úplně přímo a do cíle „dokličkujete”. V tomto případě se zadání vytváří postupně a je daleko těžší najít „body měření”, kde můžeme říct, že se nám efektivita někam pohnula.
Důležité je si uvědomit, že zadavatel není zaměstnavatel. To znamená, že interim manažer musí pracovat v rovnocenném obchodním vztahu se zadavatelem. Rovnocenní partneři si říkají věci přímo (i nepříjemné), což značně urychluje komunikaci, a zároveň, pokud je to spolu přestane bavit, můžou se rychle rozejít, a to zase šetří peníze a čas. Neznám efektivnější přístup.
Včas, rychle a s čísly
Časové hledisko je důležité od začátku už při nastavení očekávání. Naše zkušenosti ukazují, že firma pozve interim manažera, až když vyčerpala interní možnosti a často si myslí, že přijde pánbůh, který lusknutím prstu zajistí změnu. Nezajistí. I když předností interim manažera jsou zkušenosti, flexibilita a rychlost, je lepší počítat s tím, že první rok se to „rozvrtá”, druhý rok stabilizuje a až třetí začne přinášet výsledky. Mluvím o hlubokých změnách. Proto, pokud někdo začne vykládat o efektivitě na konci prvního roku, tak vůbec neví, o čem mluví.
Efektivitu měříme přes čísla a čísla zobrazují ekonomiku podniku. Když cokoli ve firmě měníme – nákup, personalistiku, výrobu aj. – je potřeba najít způsob, jak se tyto změny promítnou do čísel. To je dovednost, kterou interim manažeři musí mít.
Komunikace na prvním místě
Vyšší efektivita firmy znamená, že se firma musí v něčem změnit. Tato změna je pro část firmy nepříjemná a část firmy ji naopak uvítá. Způsobí to nejistotu v hlavách zaměstnanců, „chodbové řeči” i fámy. Tím se efektivita přechodně snižuje. Je potřeba neustále komunikovat, mít kontakt s každým zaměstnancem společnosti. Na to se nesmí zapomenout. I v tomto případě interim manažer pomůže.
Ján Dolejš, předseda České asociace interim managementu
Celý rozhovor včetně anglického překladu naleznete v magazínu POSITIV Business & Style 3/2023 ZDE.
